Orto M: Melhora em 90% Atendimento Telefónico e Reduz Custos!

A Orto M é um exemplo de que é possível ter um atendimento telefónico de excelência. Como já explicamos anteriormente, existem alguns fatores que contribuem em definitivo para tal, como por exemplo a escolha de bons equipamentos telefónicos, software de gestão integrado e aplicações adequadas ao tipo de atendimento. Se a escolha for adequada e eficaz, conseguirá, tal como a Orto M, um atendimento que conquistará clientes pela rapidez, eficiência e confiança na informação prestada.

 

Um pouco da história da Orto M

Antes de avançarmos mais na abordagem deste caso de sucesso da Telecof, não poderíamos deixar de falar um pouco sobre a história da Orto M. Esta clínica de medicina dentária surgiu na Póvoa de Varzim, em 1995. O nome era diferente, Clinica Médica Dentária Margarida Marques mas o foco era (e ainda é) a vertente estética deste tipo de medicina.

A qualidade do serviço fez com que o número de pacientes fosse aumentando o que, por sua vez, permitiu expandir o negócio em 2002. Nessa altura, foi possível abrir uma outra clínica na cidade do Porto. Esta expansão originou a mudança de nome para Orto M. A evolução positiva continuou nos anos seguintes e atualmente existem 4 clínicas: duas na Póvoa de Varzim, uma em V.N. de Gaia e a do Porto. Todas continuam a prestar um serviço de qualidade nas diferentes vertentes da medicina dentária.

 

As dificuldades no atendimento por telefone da Orto M

Um dos setores identificadas pela Orto M como estando a necessitar de melhorias urgentes era o do atendimento telefónico ao cliente. Algumas das dificuldades identificadas prendiam-se com:

  • A gestão das telecomunicações de cada clínica.
  • O retorno de chamadas perdidas.
  • O pagamento das comunicações entre as várias instalações nas diferentes cidades.
  • A falta de um sistema automatizado para o envio de sms’s informativas aos pacientes.

 

Analisados os problemas apresentados pela Orto M, a Telecof propôs soluções com os seus produtos e aplicações. A proposta feita foi criteriosamente pensada e estruturada, adequada à realidade do cliente, ajustada aos problemas existentes e com o objetivo de melhorar o serviço de atendimento telefónico.

 

  • Mensagens de atendimento automático combinadas com música de fundo, para tornar o atendimento mais agradável para os pacientes em linha até a assistente ter disponibilidade para atender.
  • Registo total de chamadas, o que facilitou a devolução de todas as chamadas não atendidas. Para além disso, o gerente obteve um controlo total do serviço de atendimento, com o acesso a relatórios e resumos diários, o que permitiu uma melhor gestão.
  • Comunicações ágeis e interligadas entre as 4 clínicas. As chamadas comunicações internas ficaram sem custos e os contactos foram facilitados com a marcação de chamada utilizando teclas rápidas ou números abreviados.
  • Chamadas via VOIP. Esta solução permitiu reduzir custos de comunicações.
  • Telefones com fios e sem fios. Equipamentos de secretária fixos e portáteis para a assistente ter a possibilidade de atender prática e comodamente as chamadas. No telefone com fios é possível atender em alta voz e nos sem fios, pode fazê-lo onde quer que esteja, ganhando assim mobilidade.
  • Auricular sem fios para integrar nos telefones para comunicar sem ocupar as mãos, libertando-as para outras funções, tais como, consulta ou registo de informações no computador.
  • Envio de SMS pelo PC. Esta funcionalidade permitiu agilizar comunicações com pacientes, de forma prática, rápida e eficaz. Através do envio de mensagens com lembretes, os clientes são informados sobre datas de consulta, confirmações ou remarcações.

 

Atendimento telefónico com melhorias de 90%: um verdadeiro caso de sucesso!

Após a contratação dos nossos serviços, as melhorias no atendimento telefónico da Orto M foram significativas e, segundo o Dr. Carlos Azevedo, Diretor Administrativo da empresa, foi possível “alcançar serenidade e confiança” no atendimento via telefone. Além disso, o serviço melhorou em cerca de 90% e todas as chamadas perdidas passaram a ser devolvidas num curto espaço de tempo, deixando os clientes mais satisfeitos e confiantes.

Uma outra vantagem da contratação dos serviços Telecof prendeu-se com a redução de custos com as comunicações entre as várias instalações da clínica Orto M. Anteriormente, por serem dispendiosas não eram tão frequentes, mas agora são gratuitas e efetuadas com rapidez e eficiência.

Além destas melhorias, também o envio de sms aos clientes, feito através da aplicação da Telecof, foi fundamental para agilmente comunicar informações importantes sobre consultas, contribuindo assim para um melhor relacionamento e uma melhor organização do serviço.

 

O testemunho do cliente

A opinião positiva sobre os serviços contratados à Telecof, é clara. De acordo com o Dr. Carlos Azevedo a nossa gestão de telecomunicações não respondia às nossas necessidades e, com a Telecof e os seus produtos, conseguimos fazê-lo. Além disso, os produtos da Telecof permitiram uma gestão mais profissional das comunicações internas e externas.

Quando questionado porque recomenda a Telecof, a resposta é direta: “porque responde às solicitações, é uma empresa organizada e com um bom leque de soluções.

 

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