Melhorar o Atendimento ao Cliente em Empresas de Contabilidade

Melhorar o atendimento ao cliente deve ser uma preocupação de qualquer empresa. Nos escritórios de contabilidade, o atendimento assume uma importância vital, já que transmite aos clientes a confiança necessária para uma relação duradoura.

Uma pessoa ou empresa que queira confiar as suas finanças num gabinete de contabilidade é exigente no momento da escolha. A relação de confiança começa a ser construída no primeiro contacto e produz efeitos a longo prazo.

regras de ouro que devem ser aplicadas para melhorar o atendimento ao cliente. Mas a boa-vontade e empatia de um gestor ou contabilista de pouco valem se o sistema de telecomunicações for obsoleto. Uma central telefónica é fundamental para corrigir algumas das falhas que os clientes apontam às empresas de contabilidade.

 

5 falhas apontadas pelos clientes de empresas de contabilidade

 

1. O atendimento é demorado e algumas chamadas não são atendidas

A demora na resposta às chamadas dos clientes é uma falha grave quando cometida por gabinetes de contabilidade. Numa ida ao banco, com um consumidor ou antes de entregar um relatório, qualquer empresa pode precisar de informação urgente do seu contabilista. Estando em causa assuntos financeiros do cliente, é importante que nenhuma chamada fique perdida.

 

2. Não é prestada informação sobre o tempo de espera

Quantas vezes o tempo de espera já o fez ponderar desistir de uma chamada? E quantas vezes hesitou por pensar que esta estaria quase a ser atendida, arrastando-o para longos minutos de espera? Não prestar informação ao cliente sobre a previsão de demora no atendimento representa uma lacuna e faz com que quem liga fique impaciente.

 

3. O atendimento é impessoal

Quando uma chamada é atendida pela equipa do escritório de contabilidade, o cliente depara-se com um atendimento impessoal e pouco orientado para o seu caso específico. Ao não reconhecer o seu contacto, os contabilistas não identificam de imediato o cliente e têm, por isso, um contacto menos especializado.

 

4. As chamadas não são redirecionadas para o gestor ou contabilista pretendido

O historial financeiro de um cliente dificilmente é conhecido por todos os contabilistas da empresa. Quando as chamadas de um cliente não são atendidas pela pessoa certa – e esta não tem possibilidade de as encaminhar internamente – gera-se alguma confusão e perda de tempo. Ligar para o contacto geral do gabinete de contabilidade pode tornar-se um pesadelo se não houver um sistema de redirecionamento das chamadas.

 

5. O cliente é incomodado com telefonemas desnecessários

Na ausência de um sistema de atendimento telefónico eficaz, o cliente é frequentemente contactado por telefone para esclarecer questões ou aceder a pedidos que facilmente seriam expostos através de uma mensagem.

 

5 soluções para melhorar o atendimento ao cliente numa empresa de contabilidade:

 

  1. A instalação de uma central telefónica é uma forma eficaz de melhorar o atendimento ao cliente. Em primeiro lugar, porque faz um cuidado registo de todas as chamadas e não deixa que nenhuma fique sem resposta. Depois, porque melhora o processo de comunicação entre contabilistas e clientes.

 

  1. Prestar informação do estado da chamada e ter de um sistema de mensagens de cortesia reduz a sensação de espera. Além disso, permite que o cliente avalie se compensa aguardar para falar com o seu contabilista.

 

  1. Dispor de um gestor de clientes dá lugar a que, assim que a chamada entra no sistema, seja sincronizada com os dados do cliente e transferida para o respetivo contabilista. Aceder rapidamente a cada ficha permite melhorar o atendimento ao cliente e dar uma resposta mais qualificada.

 

  1. Para os clientes que desejam falar especificamente com o seu contabilista, é vantajoso que a chamada seja encaminhada internamente. Esta é uma das opções disponibilizadas pelas centrais telefónicas, de forma automática.

 

  1. Com um sistema de atendimento telefónico eficaz, um gabinete de contabilidade pode enviar SMS automáticas ao cliente, mesmo que este não tenha disponibilidade para atender chamadas. Colmata-se, assim, a ausência de respostas em situações urgentes e com prazos a cumprir.

 

 

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