Hotelaria: 4 Soluções Eficientes Para Problemas Comuns!

A Hotelaria, tal como qualquer setor de atividade, enfrenta diariamente alguns problemas, comuns a vários estabelecimentos, sejam eles hostels, hotéis, residenciais, pousadas, pensões. Algumas das falhas identificadas estão associadas a problemas de segurança, de gestão de recursos humanos e à dificuldade em conseguir um atendimento de excelência.

A verdade é que neste tipo de serviços, manter as instalações seguras e com acessos controlados é essencial para transmitir confiança aos hóspedes e incentivá-los a ficar ou regressar. Alcançar a segurança total não é uma tarefa difícil com os avanços tecnológicos, que proporcionam cada vez mais alternativas e soluções.

Estes mesmos avanços têm também permitido aos serviços hoteleiros efetuar uma melhor gestão dos seus funcionários, bem como aperfeiçoar a qualidade do seu atendimento.

De seguida, iremos destacar alguns dos problemas mais comuns nos serviços de hotelaria e indicar soluções simples e práticas para os mesmos.

 

4 Problemas comuns em estabelecimentos de hotelaria

 

1. Dificuldade em monitorizar as áreas comuns

Várias instalações de hotelaria não têm pessoal suficiente para zelar pelos bens e instalações, nem sistemas que permitam verificar o que se passa nas várias áreas, o que pode trazer alguma sensação de insegurança para os clientes. Num hotel, hostel, pensão, residencial ou outro serviço hoteleiro ou turístico, a segurança é um fator determinante e deve ser uma prioridade para os responsáveis do estabelecimento hoteleiro. Se os hóspedes não sentirem que estão num local seguro podem procurar outros espaços ou até mesmo nem concluir a reserva.

 

2. Controlo de acessos às instalações e aos quartos com falhas

A falta de segurança nos serviços de hotelaria surge, muitas vezes, por falha no controlo de entradas e saídas de pessoas das instalações e dos acessos no interior das mesmas. Isto provoca frequentes intrusões nos quartos dos hóspedes e roubos, incidentes que acabam por gerar uma sensação de insegurança nos clientes.

Um outro problema frequente é manter a segurança e, ao mesmo tempo, a comodidade dos hóspedes que entram e saem das instalações em horários tardios, altura em que as portas já estão muitas vezes fechadas. Estas situações podem ser um entrave, uma vez que nem todos os serviços hoteleiros têm possibilidade de garantir a segurança para manter as portas abertas 24h por dia.

 

3. Gestão de horários e assiduidade de colaboradores

Outro problema comum é a falta de um registo completo dos horários, horas trabalhadas e assiduidade de cada funcionário. Isto gera problemas de gestão de recursos (falta ou excesso de pessoal em determinados horários) e reclamações frequentes dos colaboradores (problemas nos pagamentos).

 

4. Gestão de reservas ineficiente

Efetuar um registo correto das reservas é essencial para o bom funcionamento de um serviço na área de hotelaria. Contudo, são frequentes as falhas e, muitas vezes, os hóspedes chegam à receção para fazer o check-in e o funcionário não tem a informação da reserva ou esta está incorreta. Em alguns casos, o sistema é tão lento que o cliente quase tem vontade de desistir.

Evitar este tipo de situações é essencial, pois a altura do check-in é o primeiro contacto do hóspede com o estabelecimento e, com certeza, não é uma imagem de ineficácia que quer transmitir.

 

4 Soluções práticas para os problemas apresentados

 

 1. Sistemas de videovigilância são a solução ideal

A instalação de sistemas de videovigilância é a opção mais eficaz para problemas de falta de monitorização. Existem vários tipos de câmaras, diversas formas de as instalar e diferentes programas associados que permitem a gravação automática ou a ativação de gravação através da deteção de movimentos. Além disso, os sistemas de videovigilância atuais permitem o acesso às imagens em qualquer local através, por exemplo, do seu telemóvel. Deste modo, pode verificar incidentes onde estiver, a qualquer hora.

Ter um sistema de videovigilância pode também ser essencial em alturas em que é necessário uma prova (vídeo) de alguma situação ilícita.

 

2. Utilize equipamentos de controlo de acesso

Atualmente, são vários os dispositivos de controlo e gestão de acessos. Basta apenas verificar quais se adequam melhor às necessidades das suas instalações. As opções são variadas e destacamos aqui duas bastante úteis:

  • Torniquetes: impedem a passagem, por exemplo, da receção para outras zonas que são reservadas a hóspedes. A autorização de passagem pode ser feita por controlo remoto, através da leitura de impressão digital ou facial ou ainda da leitura de um cartão de acesso que é fornecido ao cliente.
  • Fechaduras ou terminais biométricos: são um meio eficaz de garantir que só entra naquele local quem está autorizado. Estes dispositivos funcionam através de impressões digitais ou por reconhecimento facial. No momento do check-in a informação biométrica do cliente é colocada em sistema e a partir daí ele poderá ter acesso à porta do quarto que lhe foi atribuída e às de entrada. Isto é o ideal para os serviços hoteleiros que não conseguem ter pessoal a vigiar todas as áreas 24 horas por dia. Deste modo, os clientes que regressam tardiamente não têm que esperar por ninguém para entrarem nas instalações.

 

3. Instale Relógios de Ponto

Os sistemas de relógios de ponto são uma grande ajuda na gestão dos recursos humanos. A nível de opções de equipamentos, existem vários tipos de relógios de controlo de ponto: de impressão digital, de código, de cartão e até de reconhecimento facial. Basta escolher o mais adequado para a sua empresa. Pode depois efetuar a integração de software próprio para controlo e gestão de horários e assiduidade.

 

4. Invista num software de gestão de reservas

A solução mais simples para resolver eventuais problemas associados aos registos de reservas é automatizar o processo e escolher um software específico e fidedigno. Assim, o registo será mais rápido e o atendimento mais eficaz.

Pode ainda optar por programas que possam ser integrados com outros equipamentos, tais como centrais telefónicas. Qual é a vantagem? Sempre que os colaboradores que estão na receção receberem contacto de um cliente que já tenha efetuado uma reserva anteriormente, esse software irá automaticamente abrir a ficha de cliente. Assim, o seu funcionário tem a possibilidade de saber o nome da pessoa que contacta ainda antes de atender a chamada e poderá usá-lo na saudação. Isto gera uma boa reação no cliente e, desta forma, ficará mais propenso a fazer nova reserva por notar que ainda “se lembram” dela.

 

Como pode verificar, para cada dificuldade que identificar no seu serviço de atendimento telefónico e até no controlo de acessos e segurança da sua unidade hoteleira, existem sempre soluções correspondentes. Basta analisar as opções existentes a nível de equipamentos e software e, posteriormente, escolher e instalar a que for mais adequada à sua situação.

Se quiser saber mais veja o nosso guia “Hotelaria: Aposte na Segurança do seu espaço, controle acessos e garanta um atendimento eficiente e de excelência!”. Faça o download gratuito deste documento onde abordamos com mais detalhe estas questões.

 

Caso se tenha identificado com algum destes problemas e necessite de algum aconselhamento profissional fale com um Especialista Telecof. Esclareça as suas dúvidas sobre os nossos produtos ou explique-nos a sua situação, iremos ajudá-lo.

 

 

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