Assistência Técnica para Centrais Telefónicas: quando fazer a revisão ou troca?

Centrais telefónicas são as soluções ideais para agilizar o atendimento por telefone de pequenas, médias e grandes empresas. Sem este tipo de equipamentos, o atendimento telefónico pode tornar-se uma grande confusão e originar insatisfação por parte dos seus clientes.

Se a sua empresa ainda não possui um sistema de central telefónica, leia um artigo nosso onde explicamos que cuidados deve ter na altura de escolher uma.

Nas empresas que já possuem centrais telefónicas é também necessário verificar se o sistema está a funcionar corretamente e se está atualizado. As tecnologias associadas aos equipamentos e software que podem ser integrados nas centrais telefónicas, estão em constante evolução. Uma vigia atenta e permanente é a garantia das melhores condições para um serviço de atendimento ao cliente por telefone, de excelência.

Para o ajudar a perceber se é altura de fazer a revisão ou troca da sua central telefónica, elaboramos uma lista com algumas funções e aplicações essenciais que existem. Nem todas poderão fazer sentido no seu negócio, mas outras podem ser extremamente úteis para si. Analise bem o equipamento bem como as funcionalidades que tem e o que poderia ter.

 

A sua central possui algum destes serviços?

  • Equipamentos telefónicos com sistema mãos-livres e áudio de alta qualidade.
  • Consolas com ligação ao PC.
  • Compatibilidade com tecnologias mais recentes, como ADSL e Fibra, 4G ou 5G.
  • Atendimento automático por nomes ou departamentos.
  • Atendimento automático da chamada.
  • Atendimento automático multilingue e transferência automática para operador que tenha conhecimento do idioma em questão.
  • Possibilidade de integração com software de gestão de clientes (ERP e CRM).
  • Mensagens de acolhimento e atendimento automáticas e possibilidade de personalizar essas mensagens.
  • Gravação automática de chamadas.
  • Registo automático de todas as comunicações.
  • Marcação inteligente de chamadas a partir do PC.
  • Gestor inteligente de tráfego com módulo de chamadas não atendidas.
  • Tradutor de voz automático em qualquer língua.
  • Possibilidade de extensão telefónica com ligação a telemóvel.
  • Envio de sms’s automático, individual ou em massa.
  • Integração com aplicações como Skype, Whatsapp ou outras.
  • Agendamento inteligente de tarefas feito à medida de cada cliente.
  • Gestor de mensagens e encomendas.

 

Se a partir desta listagem, constatou que as funcionalidades úteis ao seu negócio, fazem parte da sua central telefónica, ótimo! A sua central está atualizada e o seu atendimento ao cliente tem todas as possibilidades para ser bem-sucedido e trazer bons resultados para a sua empresa. Tenha apenas o cuidado de verificar um ponto essencial: compatibilidade com qualquer tecnologia. Caso seja necessário trocar de operador ou tecnologia, se a sua central não for compatível, terá que adquirir novo equipamento. Lembre-se disso!

 

Está na altura de rever a sua central telefónica

Se, pelo contrário, verificou que não possui algumas das funcionalidades indicadas, que fariam todo o sentido no seu negócio, é altura para repensar a sua central. A verdade é que sem determinadas funções e aplicações, conseguir um atendimento de excelência é muito mais difícil. Elas auxiliam e facilitam o trabalho no dia-a-dia, automatizam processos e, em muitos casos, permitem fazer determinadas ações que de outra forma, não seriam feitas. Contudo, não perca a esperança. Existem várias empresas que prestam assistência e fazem a revisão gratuita da sua central, que podem indicar-lhe se é necessário trocar os seus equipamentos ou apenas os software associados. Estes fornecedores podem, ainda, aconselhar sobre as funções mais indicadas para o seu tipo de serviço. Isto porque algumas aplicações acima referidas fazem sentido num determinado negócio e noutros não. Por exemplo, o serviço de envio automático de mensagens de texto é uma grande mais-valia em empresas ligadas à área da saúde, como clínicas médicas, veterinárias ou laboratórios de análise, em que há necessidade de enviar aos pacientes sms’s de confirmação de exames ou consultas. Contudo, na sua empresa, essa função pode não ter utilidade pois pode não necessitar de informar clientes, em massa, via sms.

 

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