Centrais telefónicas: 4 cuidados a ter na hora de escolher!

As centrais telefónicas são um equipamento essencial para a interação com os seus clientes. A comunicação via telefone com o consumidor é, muitas vezes, o primeiro contacto que a empresa tem com o seu público-alvo. Para que nada falhe nessa interação e primeira impressão, é necessário ter cuidados na compra, manutenção ou mudança das suas centrais telefónicas. De seguida, vamos deixar-lhe algumas dicas sobre o que deve ter em consideração na altura de escolher o seu fornecedor e equipamentos.

 

1. Qualidade dos equipamentos

A qualidade dos seus equipamentos é um fator essencial. Não adiantará ter instalações adequadas ou sistema informático de última geração se o material não conseguir acompanhar essa inovação. É importante verificar se os telefones e respetivas centrais telefónicas funcionam com diferentes tecnologias, sejam elas, fibra, analógica, satélite, RDIS, entre outras.

 

2. Assistência técnica

Mais do que a qualidade do equipamento (que também é importante), é essencial que o seu fornecedor tenha um bom serviço de assistência, caso surja alguma anomalia. A tecnologia, apesar de ser cada vez mais desenvolvida, pode em algum momento falhar. Nessas alturas, o seu fornecedor deve ser capaz de ter uma equipa de apoio técnico que consiga resolver rapidamente os problemas que possam surgir.

Se precisar de mudar as instalações do seu serviço ou de operador, que ajuda vai ter do seu fornecedor nessa mudança? Vai ter que pagar mais por isso? Antes de adquirir as suas centrais telefónicas, ou até se mudar os equipamentos, pesquise bem sobre o tipo de assistência que lhe vai ser prestada. Consulte opiniões de outros clientes, se achar necessário. Verifique ainda se essa assistência é especializada em telefones e centrais telefónicas de qualquer marca, pois existem fornecedores capazes de dar esse tipo de assistência multimarca.

 

3. Sistemas e aplicações

O sistema informático associado à sua central telefónica deve ser o mais atualizado possível. Por vezes, há uma tendência de reduzir custos nos softwares associados, mas isso pode sair mais caro. É essencial que as suas centrais telefónicas tenham um sistema integrado que contenha funcionalidades tão importantes como:

  • atendimento automático com possibilidade de gravação de mensagens personalizadas e multilingues,
  • registo automático de todas as chamadas recebidas e perdidas,
  • acesso automático a todos os dados de cada cliente,
  • marcação de chamadas por PC,
  • reconhecimento automático de chamadas internacionais,
  • gravação de chamadas, entre outros.

Se o software associado às centrais telefónicas que adquirir não tiver, pelo menos, estas funcionalidades, então não é o ideal. Consulte outros fornecedores e irá, de certeza encontrar algum que lhe ofereça estas e outras funções.

 

4. Redução de custos

Valorize serviços que lhe permitam reduzir custos com comunicações, sejam nacionais, internacionais ou de roaming. Priorize, também, centrais telefónicas com sistemas de atendimento automático que reencaminhem corretamente as chamadas para os departamentos certos. Deste modo, irá rentabilizar o seu tempo, aumentar a produtividade dos seus colaboradores e minimizar os seus gastos com os seus recursos humanos.

 

Estes são apenas alguns aspetos que deve considerar antes de adquirir ou trocar a sua central telefónica. O importante é procurar sempre uma empresa de equipamentos de telecomunicações que lhe proporcione todas as condições para que tenha um atendimento telefónico de qualidade e eficaz.

 

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