Atendimento Telefónico Eficaz em Empresas de Contabilidade!

O atendimento telefónico eficaz num escritório de contabilidade depende tanto dos colaboradores como dos equipamentos tecnológicos que têm à disposição. Cabe à empresa melhorar o sistema de comunicações e, assim, aumentar a produtividade, multiplicar os negócios e gerar mais lucro.

Depois de expostas as principais falhas apontadas pelos clientes das empresas de contabilidade, indicamos-lhe as dificuldades sentidas pelos contabilistas. Só solucionando estes problemas consegue alcançar um atendimento telefónico de excelência.

 

Problemas e soluções para prestar um bom atendimento telefónico em empresas de contabilidade:

 

1. Perde-se entre tanta chamada não atendida?

Em alturas de elevada afluência de chamadas, os contabilistas não conseguem fazer face às solicitações e atender todos os clientes. Um software de registo telefónico permite atender mais chamadas em tempo útil, sem deixar os clientes à espera. Ao reduzir o tempo de atendimento, diminui o número de telefonemas não atendidos.

Se a empresa tiver uma central telefónica, um contabilista pode até receber alertas quando alguma chamada perdida não é tratada ou quando as chamadas são demasiado longas.

 

2. Demora a devolver chamadas perdidas e engana-se na marcação?

Quanto mais chamadas não atendidas tiver, mais tempo perde a devolvê-las. E quanto mais números de telefone marcar para retomar todas as chamadas, maior a probabilidade de se enganar a digitar os algarismos. Um contabilista que tenha acesso a um sistema de marcação de chamadas por PC consegue falar mais rapidamente com os seus clientes. Ligar com um simples clique evita possíveis erros.

 

3. O redireccionamento de chamadas para cada contabilista não é expedito?

Quem atende o telefone geral de um escritório de contabilidade depara-se com clientes que querem falar especificamente com o seu contabilista ou com determinado departamento. Muitas vezes, com quem se pretende falar não está imediatamente disponível, o que provoca perdas de tempo e de outras chamadas, já que a linha está ocupada.

Esta função, sendo assumida por uma secretária/assistente, é passível de erros humanos, no simples digitar de números para reencaminhar chamadas ou na confusão sobre qual o contabilista/departamento pretendido. Para além disso, obriga à presença de uma pessoa, a tempo inteiro, para a desempenhar.

O encaminhamento automático de chamadas é a garantia de que quando o cliente liga, é de imediato redirecionado para o contabilista/departamento pretendido. O cliente é rapidamente atendido e a empresa garante organização interna. Para além disso, permite encaminhar as chamadas para o contabilista que a empresa considera ser o ideal, possibilitando uma distribuição mais justa de clientes.

 

4. O cliente não responde em tempo útil às suas solicitações?

É frequente os contabilistas queixarem-se da falta de disponibilidade dos clientes para atender chamadas e responder às solicitações. Não receber um documento ou não esclarecer uma questão atempadamente pode impedi-lo de cumprir um prazo.

Mas não só de telefonemas se faz a comunicação entre o contabilista e o cliente. A possibilidade de enviar SMS automáticos evita alguns constrangimentos e resolve muitas situações. Pode, além disso, integrar o WhatsApp e o Skype na sua central telefónica.

 

5. O telefone fixo impede-o de se movimentar e de desempenhar tarefas enquanto fala?

Telefones fixos impedem os contabilistas de se movimentarem pelo escritório enquanto falam, dificultando tarefas tão simples como ir buscar um documento à impressora. O telefone de mesa é limitativo até mesmo sentado, porque ocupa as mãos que poderiam estar a desempenhar outras tarefas.

Auriculares (com ou sem fios) podem tornar os contabilistas mais produtivos, sobretudo porque libertam as mãos para outras funções. Se atender uma chamada mais rapidamente, fica com tempo disponível para fazer outros contactos.

 

6. Não tem informação do cliente quando atende a chamada?

Quando um contabilista atende uma chamada e não sabe quem é o cliente do outro lado da linha, presta um atendimento impessoal e demorado. O atendimento telefónico torna-se mais eficaz e célere se o sistema informático, associando o número ao nome do cliente, disponibilizar automaticamente a sua ficha, sempre que este liga. Com todas as informações disponíveis, o contabilista saberá de imediato qual o ponto de situação e conseguirá dar resposta de uma forma mais expedita às necessidades do cliente.

 

Ter um bom atendimento telefónico não precisa de ser dispendioso, desde que opte por uma central telefónica adequada às suas necessidades e que tenha alguns cuidados no momento da escolha.

 

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