Atendimento telefónico de qualidade em agências imobiliárias

Atendimento telefónico de qualidade é um desafio para muitas imobiliárias, que diariamente se deparam com problemas na comunicação. Travar contacto com clientes, quer para angariar, quer para vender imóveis, pode ser uma tarefa inglória se a sua agência não tiver uma boa central telefónica.

Empresas com um grande volume de chamadas não devem ter equipamentos obsoletos. Lembre-se de que um atendimento telefónico ineficaz transmite uma imagem de pouco profissionalismo. Gerar boa impressão junto dos clientes é uma das chaves para o sucesso do negócio.

Quer implementar um atendimento telefónico de excelência na sua empresa? Pretende melhorar a satisfação dos seus clientes e colaboradores? Então, preste atenção às falhas mais frequentes e saiba como corrigi-las.

 

Falhas e soluções para melhorar o atendimento telefónico em imobiliárias

 

1. As chamadas são reencaminhadas manualmente, com erros e perdas de tempo.

A ambição de qualquer agência imobiliária é ter um atendimento telefónico eficaz desde o primeiro momento. O encaminhamento manual de chamadas é um entrave ao contacto célere com os clientes. Torna-se, por isso, fundamental que o sistema informático permita a gestão automática de chamadas recebidas.

Uma central telefónica dá ao cliente a hipótese de escolher a opção que mais se adequa à sua necessidade. Damos-lhe um exemplo:

Escolha uma das seguintes opções: Para departamento comercial, marque 1, para apoio jurídico, marque 2…

Assim, a chamada chega ao destino sem necessidade de transferência manual.

 

2. Dificuldade em devolver todas as chamadas por falta de um registo eficaz.

Não atender um telefonema pode significar perder um cliente. Mas este impacto é minimizado sempre que a chamada é devolvida em tempo útil. O registo automático de chamadas permite que os mediadores imobiliários não deixem telefonemas por devolver e melhora consideravelmente o atendimento telefónico.

 

3. Empresas que partilham o mesmo espaço têm problemas a gerir as chamadas que recebem.

Empresas que funcionam no mesmo escritório e que partilham o telefone reportam dificuldades no atendimento ao cliente. Quando as chamadas entram em linha, são atendidas sem qualquer distinção. Uma central telefónica contempla soluções pensadas para este problema.

O ideal é que o espaço onde funciona a sua imobiliária esteja equipado com um sistema de atendimento automático, com capacidade para diferenciar duas ou mais linhas telefónicas. No momento da chamada, o contacto do cliente é identificado e a mensagem de atendimento é transmitida em nome da empresa correta.

 

4. Os clientes esperam em linha sem qualquer informação.

Empresas de mediação imobiliária focadas na satisfação do cliente devem preocupar-se com o tempo que este passa em linha sem receber qualquer informação. A sensação de que são ignorados leva muitos clientes a desistir das chamadas.

Mas pequenos detalhes podem fazer toda a diferença. Disponibilizar a quem liga informações sobre a imobiliária e o período de espera previsto reduz a sensação de tempo perdido. Esses minutos podem ainda ser aproveitados pela empresa para dar a conhecer campanhas em vigor.

 

5. Os mediadores imobiliários queixam-se do tempo que demoram a digitar contactos dos clientes.

O processo de retribuição de chamadas perdidas pode ser chato e moroso se os colaboradores tiverem de marcar cada número manualmente. A marcação telefónica por PC dá uma ajuda preciosa e evita que se cometam erros, melhorando consideravelmente o atendimento telefónico das agências imobiliárias.

 

6. Os clientes contactam a imobiliária e não são atendidos pelo seu gestor.

É possível aumentar a produtividade da sua empresa se as chamadas recebidas forem atendidas de imediato pelo colaborador certo. Numa central telefónica eficaz, através da identificação do número de cliente, o sistema direciona a chamada para o gestor adequado, sem intervenção humana.

 

7. O mediador imobiliário atende a chamada sem aceder aos dados do cliente.

Quanto vale um atendimento personalizado? Quão mais satisfeitos ficarão os clientes se sentirem proximidade com o seu agente? Muito, com certeza! Há soluções de atendimento telefónico que mostram ao colaborador a ficha do cliente assim que a chamada entra em linha e o número é identificado. Saber exatamente com quem vai falar permite ao mediador imobiliário moldar o seu discurso e prestar um melhor serviço.

 

8. Há dificuldades em resolver questões de forma prática com o cliente.

Ligar a clientes sempre que é necessária alguma informação pode ser incomodativo. Um simples SMS, enviado através do computador, facilita o contacto e aproxima o cliente do agente imobiliário. Esta ferramenta permite obter esclarecimentos de forma expedita e ajuda a promover a empresa, comunicando promoções e campanhas.

 

9. Falta de provas das conversas mantidas com os clientes.

A falta de um registo das conversações mantidas entre colaboradores e clientes de imobiliárias é um problema frequente. A gravação de chamadas é indispensável para ter provas do que é dito nas conversas telefónicas. É certo que deve haver confiança de parte a parte, mas, estando em causa negócios com dimensão considerável, o melhor é jogar pelo seguro e evitar mal-entendidos. Além disso, a gravação de chamadas é uma ferramenta preciosa para fazer um controlo da qualidade na sua imobiliária.

 

Prestar um atendimento telefónico de qualidade na sua empresa depende de si. Na Telecof, encontra todos os serviços necessários para deixar os seus clientes satisfeitos.

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